株式会社スヴェンソン様

男性だけでなく、女性はもちろん病気治療中の患者など、あらゆる人々の頭髪に対する悩みに応える増毛製品・ウィッグ・関連製品の製造や販売、アフターフォローサービスを提供する株式会社スヴェンソン。
業務が多様化する中、社外からのメールアクセスや、メール容量の増加の必要性が増すようになった。
そこで「参考程度に」話を聞いたTOKAIコミュニケーションズの「OneOffice Mail Solution」を本格導入したのは、コスト・機能はもちろん、TOKAIコミュニケーションズ社員のきめ細かいフォローアップが決め手だった。

スヴェンソンの注力事業を教えて下さい。

磯﨑　創業は1984年、はじめのうちは、当社特許を持っている「ヘアウィービング®システム」という編み込み式増毛法を活用した男性向けの増毛製品の提供を主力事業としていました。各地に店舗を設け、増毛製品の製造・販売・アフターフォローを展開していたのです。昨今は、頭髪に関するニーズが多様化し、製品やサービスのバリエーションを広げています。具体的には、女性向けのウィッグや関連商品の販売、低価格増毛サービスや柔軟な支払システムの確立、また抗がん剤治療の脱毛に対するソリューションとして医療者向けウィッグのご提案などが挙げられます。また会社としてボランティア活動に力を入れており、たとえば社内で年に2回「ボランティア活動の日」というものを設け、社長をはじめ全員参加でボランティア活動をしています。
こうして、より「社会貢献」という視点で製品・サービスを提供するようにしております。

製品やサービスが多様化する中、IT 戦略の中でどのような課題があったのでしょうか。

磯﨑　自社店舗だけでなく、病院や医療機関など提供先が広がる中、社外でもコミュニケーションを取りたいというニーズが高まってきました。10年ほど前に導入したシステムは、メールサーバ用に社外のレンタルサーバを契約し、そのメールサーバから社内のイントラネットサーバにつなげてメールを受信していたので、社外では利用できなかったのです。また、広告や販促ツールを充実させる中、資料の画像データなどを社内外でやり取りするケースも増えてきました。ところが当時のシステムは、各社員に割り当てられるメールボックスの容量や、添付ファイルのサイズに制限があり、画像や手の込んだExcel資料などが送れないということが起こってきたのです。さらにメールレスポンスの低下も報告されるようになってきました。そこで「メールシステムを見直した方がいいのでは」と考えるようになったのです。

そこでTOKAIコミュニケーションズのOneOffice Mail Solution」(以下OneOffice Mail)を選択されたわけですよね。
どのような観点でこのサービスを評価されたのでしょうか?

磯﨑　最初はIT情報紹介サイトのメールマガジンで見つけ「どんなものかな」と思い資料請求をかけたのがきっかけです。その時点ではすぐにリプレースするつもりはありませんでした。ところが話を聞いてみると、思ったよりも多くのメリットが得られることがわかり、本格的に検討を開始しました。

具体的に、どのようなメリットがあったのでしょうか。

磯﨑　まず懸念事項であったメールボックス容量や添付ファイルのサイズについてですが、それまでのシステムと比べてみると、OneOffice Mail Solutionでは大幅に改善できることがポイントでした。また、当社で扱っている個人情報は非常にデリケートなもののため、セキュリティレベルもそれなりのものが求められるのですが、その点もOneOffice Mail Solutionはクリアしていました。加えて、従来から力を入れていたスパム対策も、OneOffice Mail Solutionだとサービスレベルを落とすことなく利用できます。コストを削減しつつサービスレベルを上げることは非常に難しいのですが、OneOffice Mail SolutionはそのあたりのIT部門のニーズに応えてくれました。

他社と比較検討についてはいかがでしょう。

磯﨑　著名な海外メールサービスを検討しました。社内スタッフ全員が必ずしもメールに熟練しているわけではなく、操作画面に違和感の無いことをまず考え、やはり企業のビジネスユースで導入することを考えると、「国内企業でアフターフォローがしっかりしていること」「データセンターの場所や保守手順もきちんと説明していただけたこと」も決定要因となりました。

導入したモジュールを教えて下さい。

磯﨑　基本のメールサーバのほかにスパム対策、
また内部監査部門からの勧めもありメールアーカイブ機能を導入しました。

導入プロジェクトはどのように進めましたか?

磯﨑　TOKAIコミュニケーションズに連絡を取り、初めてお会いしたのが2010年の年末にほど近い頃です。翌2011年に数度One Office MailSolutionについて説明をいただき、同3月から導入プロジェクトが本格的にスタートしました。全社切り替えが終わったのは、同8月です。アカウントの登録はお任せし、われわれは社内調整に従事する形で役割を分担しました。導入には時間をかけ、旧システムを併用しながら順次切り替えていったこと、そしてTOKAIコミュニケーションズの社員の方の後押しにより、大きなトラブルがなくスムーズに進んだと思います。

どのようなフォローがあったのでしょう?

磯﨑　導入前に主な社員を集めて評価会を開催し、実際にTOKAIコミュニケーションズの営業の方からデモンストレーションを受け、現状の問題点の確認と、導入後のイメージを持ってもらったのです。これを何回か繰り返すことで、社内ユーザーの意識を共有することができました。新しい取り組みには、不安や懸念が付き物ですが、あらかじめ現状の問題点や新システムの使い勝手、画面イメージを可視化することで、スムーズに導入することができたように思います。また、新システムについて、TOKAIコミュニケーションズにこちらで対処できないことを問い合わせると間をおかず適切な対処についての助言がいただけました。OneOffice Mail Solutionを選んで良かった、と実感したエピソードの一つです。

導入後の評価はいかがでしょう?

磯﨑　稼働してから半年たった2011年12月に社員にアンケートを取ったところ、「携帯やスマートフォンからでも適宜メールを確認できて便利」「大容量のファイルもスムーズに送信することが可能になり、良かった」といった良い評価が大半を占めました。若干、操作面の不満もあったようですがその大半は、使える機能を把握していないことによるもので、説明することでほとんど解消できました。メールの不具合や、メールボックス容量・添付ファイルの問い合わせは無くなり、システム部門の業務効率も向上しました。また疑問点をサポートセンターに相談すると即座に一時回答をいただけ、その後も非常に迅速かつ正確な回答がいただけるので助かっています。

今後の展開についてお聞かせ下さい。

磯﨑　今回の成功を受け、社外やモバイルからアクセスできるという利便性と、事業継続計画(BCP)を踏まえて、安心・安全な業務システムの構築を実現するため、グループウェアなどの社内にあるサーバもアウトソーシングしたいと考えており、TOKAIコミュニケーションズには現在もそれらについて提案を頂いています。OneOffice Mail Soutionを導入して1年が経ち、「この方々に任せておけば安心」という思いも強くなりました。2012年、実際にTOKAIコミュニケーションズのデータセンターを見学する機会がありましたが、そこで働いているどの社員の方々もすれ違いざまに挨拶をして下さり社内教育が徹底されているように感じました。耐震性や電源供給力といったハード面はもちろん、人的なソフト面も含め、レベルが高いという印象です。そういうこともあり、TOKAIコミュニケーションズとは末永くお付き合いしていきたいと考えています。