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安心・安全なメールセキュリティの提案ならお任せ下さい。
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「OneOffice Mail Solution」でメールシステムを刷新
ASPサービスへの移行でサーバ管理の手間とコストを大幅低減
建設・鉄鋼を中心に事業を展開する巴コーポレーションは、管理の手間やコストの削減に向けたメールシステムの刷新を課題としていました。
社内でサーバを運用する体制からASP サービスへの移行が必要と考えた同社は、アンチウイルスやWebメール、アーカイブ機能などを持つ「OneOffice Mail Solution」を導入。
建設現場などの外部拠点からの手軽なアクセスと情報漏えいを防ぐセキュリティの両立を実現しました。
総合建設から鉄塔や橋梁、鉄骨まで幅広い分野で建設業に取り組む巴コーポレーションは、これまで十文字学園女子大学や国立音楽大学といった文教施設や一般事業用ビルなどの建設に携わっています。特に学校施設においては、環境を考慮して設計・建築し、環境教育にも生かせる「エコスクール」の実現に一役買っています。
全国に常時50カ所以上の建設現場が点在する同社では、建設工程や原価などを管理するための情報共有が欠かせません。そこでインターネットが普及し始めた1995年頃からメールを活用し、2000年にはUNIXサーバの2台構成によるメールシステムを導入しました。
当時のメールサーバは専任技術者が運用保守に携わっており、日々のメンテナンスやユーザーへの対応を行っていました。しかし担当者が退社したことから、運用保守の負担が増加してしまいました。
巴コーポレーション システム部 部長 柳原毅氏は当時を次のように振り返ります。「サーバダウンへの対応や、計画停電などに向けた事前のシャットダウン、長期休暇前のバックアップなどの面倒を私が見ることになり、かなりの負荷がかかりました。そこでアウトソーシングを導入することにしたのです」
メールシステムのID管理などに携わる同 システム部 システムG 村主奈緒氏がこう続けます。
「以前のシステムで大変だったのは、現場でメールを使う際にIP-VPNを通して社内にアクセスしなければならなかったことです。メールを受信するだけでも、ユーザーにとって大変な負担がありました」
同社では原価データや財務データなどを扱う基幹業務システムやグループウェアシステム、資材購買システム、現場支援システムなどを社内サーバ室に設置し、外部からのアクセスを可能にしています。建設現場や出張先など外部から基幹システムにアクセスするためには、USBキーと専用のVPNクライアントソフトを利用しており、社内に設置したメールサーバにアクセスする場合も、同様にUSBキーと専用ソフトを使ってIP-VPN経由で社内ネットワークシステムに接続しなければなりませんでした。
現場では、社員だけでなく外注先の社員もメールを利用することがあります。そこで外注社員用のPCにも、社内システムとメールにアクセスするためVPNクライアントを入れなければなりませんでした。しかし社内情報システムにアクセスする必要のない職員がVPN を利用することはセキュリティリスクに繋がります。また、現場が変わるたびにメール送受信のための接続設定も変更しなければならないことから、日々設定に関する問い合わせがありました。このため、社外からも手軽にメールを送受信できるWebメール機能が必須でした。
また、当時はメールサーバの負荷を考慮して、2MB までのファイルしか添付できないという制限もありました。
このため、図面など大容量のファイルがメールでやり取りできないことが、運用面で大きな課題となっていました。
メールシステムの刷新においては、「ASPの活用が念頭にあった」と柳原氏は語ります。
「自社のメールサーバを入れ替える試算も行ったのですが、初期導入コストと5年間の保守コストの合計がほぼASPの利用コストと同等でした。しかし自社でメールシステムを運用する苦労を実感していたため、運用負荷がほとんどかからないASPがトータルコストでは優位と判断しました。価格の安さと使い勝手の良さ、Webメールも使えること、メールアーカイブ機能を持ち、さらに運用工数が大幅に削減できるということから、最終的に『OneOffice Mail』と『OneOffice Mail Storage』に決定しました」（柳原氏）
柳原氏らがメールシステムの刷新を検討し始めたのは2005年3月のこと。システムを決定し、最終的に導入が完了したのは2005年5月でした。このように短期間で導入できるのもASP の大きなメリットであり、しかも導入・運用負荷の削減、セキュリティ、使い勝手という3つの要件を満たせるのは、OneOffice Mail Solutionしかありませんでした。システム移行もスムースに完了したと村主氏は述べます。
「全社員分のユーザ情報の移行データを作成してお渡ししたら、OneOffice Mailに取り込んですぐに使えるようにしていただけました。基本的に、移行作業についてはすべてお任せでしたので、当社側は作業負荷もほとんどなく、大きなトラブルもなく2日間でスムースに移行が終わりました。現在、600アカウントで運用しておりますが、稼働から2年近く、トラブルもなく運用負荷も激減。メールの使い勝手も向上し、TOKAIコミュニケーションズさんに任せて正解だったと思います」
新しいメールシステムでは、TOKAIコミュニケーションズのデータセンタに設置したメールサーバにインターネット経由でアクセスして送受信を行います（図参照）。Webメール機能も備えているので一般的なメールソフトだけでなくWebブラウザからの送受信も可能になっています。メールサーバに届いたメールはすべてウイルスチェックを行った上でOneOffice Mail Storageのバックアップディスクに保存。万が一情報漏えいなどのトラブルが生じた場合のトレーサビリティを実現しています。
以前のシステムと比べウイルス対策も強化され、現在はサーバでウイルスを検知した場合、ウイルスが起動しないように変換した上で報告メールがメールサーバから届くようになっています。
ASPサービスである「OneOffice Mail Solution」を導入したことで、日々のサーバメンテナンスから解放されただけでなく、セキュリティ面の向上も実現しました。
そのほかの効果について村主氏は次のように語ります。
「以前はIP-VPNを利用してメールサーバに接続しなければならなかったので、『接続できない』という問い合わせが多くありました。そういった問い合わせがほぼなくなっており、メール全般に対する問い合わせが3分の1以下に減りました。こういったシステム部の負荷がなくなったこと、現場のインターネット環境だけでスムースに送受信できるようになったユーザー側のメリットも大きいですね」
導入当初はスパムメールも少なかったため「OneOffice SPAM Filtering」サービスを導入していませんでした。
しかし、2006年後半からスパムメールが急増したため、2007年4月に導入を予定しているとのことです。
1300社を超える導入実績。
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