株式会社大建設計様

医療保険施設からプラント施設設計まで、あらゆるニーズに対応し、その卓越した顧客満足度で市場からの評価も高い株式会社大建設計。ひとつの建物を設計・施工監理する中で必要なのは、安心・安全に顧客とコミュニケーションできるメールシステムだ。そんな同社が選んだのが、TOKAIコミュニケーションズの「OneOffice Mail Solution」。メールに添付したファイルを自動的にパスワード付きZIPファイルにする「OneOffice Safe Clip」が導入の決め手になった。

韓国で２つ目の一貫製鐵所「現代製鉄唐津製鉄所」や、日本で初めて駅の上に作られた壁面緑化が印象的な「大岡山駅上東急病院」などを手掛けている株式会社大建設計では、1990年代半ばから自社でメールサーバを運用されていたそうですね。

上野　そうです。当社は1948年に大阪で設立されたのですが、その後東京、名古屋、福岡と全国展開する中で、東京に本社機能を移し、現在の社名に変わりました。メールサーバも、最初は東京・大阪の2 拠点に導入し、自社運用を続けていましたが、後に東京拠点の方に一本化した次第です。

メールサーバをアウトソーシングしようと思ったきっかけは？

上野　15年以上自社運用を続ける中で、大きく2 つの問題がありました。1つは、われわれ運用スタッフの負荷です。日々ずっとメールサーバの対応をしていたわけではありませんが、例えばビルメンテナンスに伴う停電への対応や、不可抗力によるサーバ障害など、非常事態が起こることもあります。いまやメールはビジネスの生命線ですから、止めるわけにはいきません。もう1つは、セキュリティ関連の運用コストが年々高くなってきたことです。スパムやウイルスの増加に伴い、これらへの対策ソフトのコストがかさんでいました。加えて、4〜5年ごとにメールサーバマシンのリプレースも必須でした。

業務におけるメール利用では、どのような課題がありましたか？

上野　これまでのメールシステムでは、外部からVPNに入ってメールを受信することはできたのですが、送信はセキュリティ上許可していませんでした。さらに、業界全体として「図面データの受け渡しや施行状況をメールでやり取りするのは危険ではないか」という懸念もありました。もし、メールの送付先を間違えたら機密情報が流出してしまいますし、顧客データが盗まれないとも限りません。こうした中、「運用負荷やコストを抑えつつ、安心・安全なメールシステムを実現するにはどうすればいいか」と考え、アウトソーシングという結論に行き着きました。

メールアウトソーシングを決め、選定に入られたのはいつごろでしたか。また、その際の選定基準も教えてください。

上野　構想自体は1年以上前からありましたが、実際にソリューションの選定に入ったのは、2010年の1月です。選定のポイントとなったのは、まず「価格がリーズナブルであること」、次いで「セキュリティがしっかりしていること」、そして「使いやすいユーザーインターフェイスであること」でした。

TOKAIコミュニケーションズの「OneOffice Mail Solution」を選ばれた理由は？

上野　「OneOffice Mail Solution」はWebの検索でヒットし、3月に担当者へ連絡をとりました。選定の決め手は、メールに添付したファイルを自動的にZIPファイルに圧縮し、パスワードを付与する「OneOffice Safe Clip」という機能があったことでした。大切なデータをメールでやり取りするのはセキュリティリスクが伴いますが、そうかといって「メールを使わない」という選択肢は不可能です。当社ではセキュリティがかかっていないWeb上のファイル送受信サービスを利用することは禁止していて、どうしても外部のファイル送受信サービスを使う場合は、「ユーザー登録が義務付けられているサービスにすること」という暗黙の了解があったのですが、「その登録手続きが煩雑だ」と感じる方もいました。それならば、「メールシステム側で、ユーザーに意識させることなく、セキュアな環境を守れる仕組みにしよう」と考え、それには「OneOffice Mail Solution」が最適だったのです。

「OneOffice Mail Solution」の導入に踏み切ったのは、いつごろでしょうか？

上野　TOKAIコミュニケーションズに決め、導入を開始したのは2010年の5月です。新システムに伴うメールアドレスの移行作業はすべてTOKAIコミュニケーションズに一任し、私どもでは、OneOffice Mail Solution 切り替えに伴うメールサーバの設定変更手順をまとめ、社内グループウェアで告知しました。基本的には、各社員がこの手順書を見て自分のパソコンのメーラー設定を変えてもらうことにしました。大きなトラブルもなく、3週間くらいで移行作業が終わりました。

導入したソリューションを教えてください。

上野　基本となる「OneOffice Mail」のほか、メールデータをアーカイブする「Mail Storage」、スパム対策の「SPAM Filtering」、そして添付ファイルを自動的にパスワード付きZIP ファイルにする「OneOffice Safe Clip」の4つです。

導入した効果はいかがですか？

上野　これまでMicrosoft Outlookを使っていた方なら、まったく違和感なく使うことができると思います。ただ、最初のうちは、パスワード付きZIPファイルについて、問い合わせがかなりありました。単純に「ZIPファイルの開き方がわからない」という問い合わせに加え、例えば官公庁など、ZIPファイルそのものを受け付けない設定にしているなど、いくつか問い合わせがありました。また、大容量ファイルを送る場合、一度に添付できるファイルサイズが決まっているため、分割して複数のZIPファイルを生成するのですが、そのたびにパスワードが求められるので、面倒だと感じた方もいたようです。

そうした課題に対しては、どのように対処したのですか？

上野　「Safe Clip」には、送信先ごとに例外的に「ZIPファイル化をしない」という設定ができるので、それで対処しています。この機能により、エンドユーザー側がいちいち例外に対処することなく、セキュアな環境を守りながら、相手のシステム環境に合わせたメールの送受信ができます。

そのほかの効果はいかがでしょうか。

上野　以前もスパムやウイルスは、サーバ側で完全に遮断していたのですが、それと同等のセキュリティが保たれています。当社にとっては、これまでと同じ使い勝手のまま、運用負荷が減り、より安全・安心なシステムになったので、非常に満足しています。

柏山　最初は慣れなかったものの、Safe Clipが提供するZIPファイルパスワード化機能は、エンドユーザーの使い勝手を損なうことなくセキュアなメールコミュニケーションが可能になるので、とても便利だと思います。また、外出先からのメールの送受信も社内と同等の使い勝手になったので、現場にも大きく貢献していると考えています。

今後の展開について教えてください。

上野　現在でも、大容量データの場合は容量制限にかかってしまうこともあるので、将来的にはTOKAIコミュニケーションズが提供を予定する安心・安全なファイル送受信サービスを組み入れたいですね。建築用の設計図面のほか、最近では画像ファイルもネットワークで受け渡すことが多いので、ファイル送受信サービスが実現すれば、より現場業務の改善に役立つと思います。